Držte krok s dobou: Jaké (ne)výhody přináší digitalizace dokumentů?
![Držte krok s dobou: Jaké (ne)výhody přináší digitalizace dokumentů? Držte krok s dobou: Jaké (ne)výhody přináší digitalizace dokumentů?](/assets/clanky/2024-06/clanek01869/title_clanek01869.jpeg)
Stále pracujete s papírovými dokumenty? Možná je čas na změnu. Digitalizací dat můžete zachránit dokumenty před degradací, získat k nim přístup odkudkoliv a také ušetřit čas. Jaké další výhody přináší digitalizace dokumentů?
![](/assets/clanky/2024-06/clanek01869/upload/photo/AdobeStock_801115442.jpeg)
Co je digitalizace?
Digitalizace je technologie, která umožňuje převádět fyzický obsah do digitální podoby, což zajišťuje jeho snadnější správu, distribuci i využití. Obvykle se využívá k archivaci starých papírových dokumentů, digitalizují se však také audio a video záznamy, umělecká díla či artefakty. Cílem digitalizace je spravovat firmu nezávisle na místě a mít veškeré dokumenty kdykoliv a odkudkoliv k dispozici.
Proces digitalizace zahrnuje použití specializovaných skenerů, kamer nebo mikrofonů – v závislosti na tom, co chcete převést do digitální podoby. Po naskenování následuje zpracovávání dat a případná úprava a převod do požadovaných formátů, jako je PDF, JPG a podobně. Výsledná digitální data se pak ukládají například na cloudová úložiště.
Co všechno můžete digitalizovat?
Digitalizaci můžete využít prakticky v jakékoliv oblasti vaší firmy:
- Digitalizace dokumentů – zdigitalizujete staré dokumenty, kterým hrozí degradace. Jednoduše tak provedete digitalizaci psaného textu, obrázků atp.
- Digitalizace archivů – do elektronické podoby převedete celý váš fyzický archiv.
- Digitalizace velkých předmětů – některé tiskárny dokážou digitalizovat i velkoformátové dokumenty (stavební a projektové dokumentace, výkresy i umělecká díla).
- Digitalizace účetnictví – eliminujete chyby, ke kterým může docházet během manuálního zpracovávání.
- Digitalizace audio a video nahrávek – do digitální podoby převedete také různé audio nahrávky a videa, které byly zpracované v systému VHS nebo jako magnetofonové záznamy.
Digitalizovat můžete také firemní procesy a komunikaci, obchod a řízení vztahů se zákazníky, logistiku a mnoho dalšího. V dnešní době digitalizují i ti, od kterých byste to spíš nečekali. Například pošty digitalizují poštovní směrovací čísla na dopisech, což jim umožňuje mít k dispozici přesný seznam zásilek a zajistit tak jejich správné doručení.
Výhody digitalizace
Digitalizace přináší spoustu výhod, patří mezi ně:
- Přístup – k datům máte přístup z jakéhokoliv zařízení a odkudkoliv.
- Rychlé vyhledávání – dokumenty nemusíte zdlouhavě hledat.
- Zpřístupnění starších dokumentů – starší a poničenou dokumentaci zpřístupníte v online podobě.
- Vylepšení – vylepšíte čitelnost dokumentů, což je obzvláště užitečné pro historické spisy a listiny.
- Efektivita – zvýšíte celkovou efektivitu firmy (dokumenty máte nasdílené) a snížíte administrativní zátěž (například ruční vypisování atp.)
- Úspora místa – eliminujete potřebu fyzického úložného prostoru pro dokumenty.
- Ekologie – snížíte spotřebu papíru a jiných kancelářských potřeb.
- Zabezpečení – digitalizace je krok správným směrem k zabezpečení vaší firmy. Když si budete data pravidelně zálohovat například na cloud, minimalizujete riziko ztráty dokumentů, a navíc je budete mít k dispozici odkudkoliv.
- Rychlá distribuce – digitalizované dokumenty můžete rychle odeslat kamkoliv na světě.
Nevýhody digitalizace
Mezi nevýhody, které digitalizace dat přináší, řadíme:
- Větší finanční i časová investice.
- Digitální úpravy mohou snížit autentičnost dokumentů (zejména u historických spisů).
- Pokud používáte zastaralý hardware a software, není možné digitální dokumenty dokonale chránit.
Digitální revoluce a technologický vývoj přináší do našich životů nové výzvy i možnosti. Držte krok s dobou a přesuňte svou firmu do online prostředí. Na digitalizaci dokumentů nemusíte být sami, můžete ji svěřit specializované firmě. Ta u vás příslušnou dokumentaci vyzvedne a zpracuje do digitální podoby.
Zdroj obrázku: Gorodenkoff / stock.adobe.com
Článek Držte krok s dobou: Jaké (ne)výhody přináší digitalizace dokumentů? byl publikován 26. června 2024 v 00.00 v rubrice Technologie. Autorem článku je Petra Havlíková. Pro diskusi slouží komentáře (0).
Podobné články
- Dokumenty nejen na papíře - Jak je získat v elektronické podobě? 28.07.2017 16.00
- Bezpapírové kanceláře zatím nehrozí. Tisk je stále oblíbený 09.10.2020 00.00
- ComicRack – čtěte komiksy na svém PC 27.01.2010 06.00
Top 10
- MediaMonkey - malý, ale šikovný
- Google mapy pro mobily: Funkce zcela zdarma
- Kontrola pravopisu - Jak účinně opravovat texty?
- Nejlepší online překladače vět a textů na internetu
- Těžba kryptoměn je šikovný způsob, jak si vydělat zajímavé peníze
- VirtualBox - základy virtualizace
- Karaoke - Texty písní ke stažení zdarma
- MP3s.Nadruhou.net
- Pronájem virtuálních serverů: Jaké jsou jejich výhody a nevýhody?
- Jak využít umělou inteligenci pro správu PPC reklam?
Tagy
navradoreality překladač, translator převod Komunismus idos spolužáci, komunikace karaoke Google music pravopis
Doporučujeme
Máte tiskárnu? Ať již jste firma či spotřebitel, vyzkoušejte naše tonery ve slevě. Tonery a náplně do tiskáren HP máme za bezkonkurenční ceny.