Držte krok s dobou: Jaké (ne)výhody přináší digitalizace dokumentů?
Stále pracujete s papírovými dokumenty? Možná je čas na změnu. Digitalizací dat můžete zachránit dokumenty před degradací, získat k nim přístup odkudkoliv a také ušetřit čas. Jaké další výhody přináší digitalizace dokumentů?
Co je digitalizace?
Digitalizace je technologie, která umožňuje převádět fyzický obsah do digitální podoby, což zajišťuje jeho snadnější správu, distribuci i využití. Obvykle se využívá k archivaci starých papírových dokumentů, digitalizují se však také audio a video záznamy, umělecká díla či artefakty. Cílem digitalizace je spravovat firmu nezávisle na místě a mít veškeré dokumenty kdykoliv a odkudkoliv k dispozici.
Proces digitalizace zahrnuje použití specializovaných skenerů, kamer nebo mikrofonů – v závislosti na tom, co chcete převést do digitální podoby. Po naskenování následuje zpracovávání dat a případná úprava a převod do požadovaných formátů, jako je PDF, JPG a podobně. Výsledná digitální data se pak ukládají například na cloudová úložiště.
Co všechno můžete digitalizovat?
Digitalizaci můžete využít prakticky v jakékoliv oblasti vaší firmy:
- Digitalizace dokumentů – zdigitalizujete staré dokumenty, kterým hrozí degradace. Jednoduše tak provedete digitalizaci psaného textu, obrázků atp.
- Digitalizace archivů – do elektronické podoby převedete celý váš fyzický archiv.
- Digitalizace velkých předmětů – některé tiskárny dokážou digitalizovat i velkoformátové dokumenty (stavební a projektové dokumentace, výkresy i umělecká díla).
- Digitalizace účetnictví – eliminujete chyby, ke kterým může docházet během manuálního zpracovávání.
- Digitalizace audio a video nahrávek – do digitální podoby převedete také různé audio nahrávky a videa, které byly zpracované v systému VHS nebo jako magnetofonové záznamy.
Digitalizovat můžete také firemní procesy a komunikaci, obchod a řízení vztahů se zákazníky, logistiku a mnoho dalšího. V dnešní době digitalizují i ti, od kterých byste to spíš nečekali. Například pošty digitalizují poštovní směrovací čísla na dopisech, což jim umožňuje mít k dispozici přesný seznam zásilek a zajistit tak jejich správné doručení.
Výhody digitalizace
Digitalizace přináší spoustu výhod, patří mezi ně:
- Přístup – k datům máte přístup z jakéhokoliv zařízení a odkudkoliv.
- Rychlé vyhledávání – dokumenty nemusíte zdlouhavě hledat.
- Zpřístupnění starších dokumentů – starší a poničenou dokumentaci zpřístupníte v online podobě.
- Vylepšení – vylepšíte čitelnost dokumentů, což je obzvláště užitečné pro historické spisy a listiny.
- Efektivita – zvýšíte celkovou efektivitu firmy (dokumenty máte nasdílené) a snížíte administrativní zátěž (například ruční vypisování atp.)
- Úspora místa – eliminujete potřebu fyzického úložného prostoru pro dokumenty.
- Ekologie – snížíte spotřebu papíru a jiných kancelářských potřeb.
- Zabezpečení – digitalizace je krok správným směrem k zabezpečení vaší firmy. Když si budete data pravidelně zálohovat například na cloud, minimalizujete riziko ztráty dokumentů, a navíc je budete mít k dispozici odkudkoliv.
- Rychlá distribuce – digitalizované dokumenty můžete rychle odeslat kamkoliv na světě.
Nevýhody digitalizace
Mezi nevýhody, které digitalizace dat přináší, řadíme:
- Větší finanční i časová investice.
- Digitální úpravy mohou snížit autentičnost dokumentů (zejména u historických spisů).
- Pokud používáte zastaralý hardware a software, není možné digitální dokumenty dokonale chránit.
Digitální revoluce a technologický vývoj přináší do našich životů nové výzvy i možnosti. Držte krok s dobou a přesuňte svou firmu do online prostředí. Na digitalizaci dokumentů nemusíte být sami, můžete ji svěřit specializované firmě. Ta u vás příslušnou dokumentaci vyzvedne a zpracuje do digitální podoby.
Zdroj obrázku: Gorodenkoff / stock.adobe.com
Článek Držte krok s dobou: Jaké (ne)výhody přináší digitalizace dokumentů? byl publikován 26. června 2024 v 00.00 v rubrice Technologie. Autorem článku je Petra Havlíková. Pro diskusi slouží komentáře (0).
Podobné články
- Dokumenty nejen na papíře - Jak je získat v elektronické podobě? 28.07.2017 16.00
- Bezpapírové kanceláře zatím nehrozí. Tisk je stále oblíbený 09.10.2020 00.00
- ComicRack – čtěte komiksy na svém PC 27.01.2010 06.00
Top 10
- Jaké výhody nabízí e-stravenka?
- Držte krok s dobou: Jaké (ne)výhody přináší digitalizace dokumentů?
- Kontrola pravopisu - Jak účinně opravovat texty?
- Těžba kryptoměn je šikovný způsob, jak si vydělat zajímavé peníze
- Pronájem virtuálních serverů: Jaké jsou jejich výhody a nevýhody?
- Prožijte léto s pánskými botami z Robelshoes
- 8 výhod cloudového úložiště
- Jak využít umělou inteligenci pro správu PPC reklam?
- Raspberry Pi – průvodce výběrem nejlepšího modelu
- Co je integrační software?
Tagy
navradoreality překladač, translator převod Komunismus idos spolužáci, komunikace karaoke Google music pravopis
Doporučujeme
Máte tiskárnu? Ať již jste firma či spotřebitel, vyzkoušejte naše tonery ve slevě. Tonery a náplně do tiskáren HP máme za bezkonkurenční ceny.